17 Ağustos 2007

Microsoft Excel'de Düşeyara Fonksiyonu

Öğrencilerime, Yazılım Yorum Ekle

En sevdiğim programlardan biri Microsoft Excel'dir. Microsoft'un belki de yaptığı en başarılı programlardan biri olduğunu düşünüyor ve soranlara Excel ile yapabilecekleriniz hayallerinizle sınırlı diyorum. Tabi ki Excel'de hayallerimizi gerçekleştirmek için temel bazı konuları, fonksiyonlarını bilmemiz gerekiyor. Excel'in fonksiyonları içerisinde en sevdiğim fonksiyon (şüphesiz yazı sonunda sizin de en sevdiğiniz fonksiyon olacak) DÜŞEYARA fonksiyonudur. Bu yazımda bu fonksiyonun nerede ve nasıl kullanılacağını anlatacağım.

Excel'de birçok kişinin yapmak istediği iş genelde bir bilgi tablosu yapmak ve bu tablodaki bilgileri diğer çalışma sayfalarından çekmektir. Örneğin, personel numarasına göre, personel adı, maaşı, işe başlama tarihi gibi bilgilere ya da okul numarasına göre öğrencinin kimlik ve not bilgilerine ulaşmak gibi. İşte tam burada devreye Düşeyara fonksiyonu çıkıyor. Düşeyara fonksiyonunun yaptığı temel iş, belirlediğiniz bir hücredeki değere bağlı olarak bir tablo içerisinden sizin belirlediğiniz bir sütundaki değeri almaktır. Diyelim ki elimizde aşağıdaki bir bilgi tablosu var.
bilgi tablosu
Biz bu tabloyu kullanarak okul noya göre öğrencinin bilgilerini alıp, bir karne şeklinde yazdırmak isteyelim. Aşağıdaki gibi bir karne oluşturmak amacımız olsun.
karne tablosu
Karnedeki sarı renkli hücreye, karnesine ulaşmak istediğimiz öğrencinin numarasını yazdığımızda mavi hücrelerdeki bilgiler otomatik olarak gelecek, istediğimiz bu. Bunu yapmak için ise B4 hücresindeyken fonksiyon ekle düğmesine tıklayalım.
işlev ekle
Karşımıza aşağıdaki formül ekleme penceresi gelecek. Düşeyara fonksiyonunu bulmak için Kategori seçin bölümünden Tümü ya da "Arama ve Başvuru" kategorisini seçmemiz gerekiyor.
işlev ekle
Gelen listeden DÜŞEYARA seçeneğini seçtikten sonra Tamam düğmesine tıklıyoruz. Karşımıza Düşeyara fonksiyonunu eklememizi sağlayacak sihirbaz çıkacaktır.
formul_ekle_4.png
Sihirbazdaki;
Aranan_değer: Arama işleminde başvuru olarak kullanacağımız değer olup, örneğimizde B3 hücresine yazacağımız okul no'nun hücre adresini yazıyoruz.
Tablo_dizisi: Arama işlemini yapacağımız değerlerin bulunduğu tablonun kapsadığı alanın adresini yazıyoruz. Örneğimizde bu Bilgi!A1:D6 olup, bunu yazmak yerine doğrudan önce tabloyu seçtiğimizde adres, ilgili satıra yazılacaktır.
Sütun_indis_sayısı: Alacağımız değerin hangi sütunda olduğunu belirten değerdir. Buradaki sütunun Excel'deki sütunla bir alakası bulunmamaktadır. Bu istediğimiz değerin tablo aralığındaki sütun indisidir. Adı ve Soyadını almak istediğimiz için bu bilginin bulunduğu sütunun indisi tabloya göre 2 olduğundan buraya 2 yazıyoruz. Bir sonraki bilgi için bu 3 olacaktır.
Aralık_bak: Eğer tablomuz artalan sıralı ise buraya DOĞRU, sıralı değilse, ki bizim tablomuzda sıralı değil, YANLIŞ yazmamız gerekiyor. Bize uygun olarak YANLIŞ yazdık.
Düşeyara'nın yaptığı iş şu, aranan_değer olarak verdiğimiz değeri tablo_dizisinin en solundaki sütunda arar ve bulduğu satıra gider. Ardından belirttiğimiz sütun_indis_sayısına göre ilgili dizideki sütuna gider, satır ve sütunun kesişme noktasındaki hücredeki değeri alıp, sonuç olarak döndürür.
Bütün değer ve adresleri yazdığımızda B3 hücresinde 987 değeri olduğundan, tabloda buna uygun olan değer, pencerenin altındaki Formül sonucu = Yakup Gövler şeklinde görünecektir. Tamam düğmesine tıkladığınızda aşağıdaki gibi sonucu hücre içerisinde görebilirsiniz.
formul_ekle_5.png
B3 hücresine Bilgi tablomuzdaki başka bir öğrencinin nosunu girdiğimizde, örneğin 235, aşağıdaki gibi Ezgi Kısa ismi gelecektir.
formul_ekle_6.png
Burada yaptığımız işlemi bilgi almamız gereken diğer hücrelere de uygulamamız gerekiyor. Yalnız burada dikkat etmemiz gereken sütun_indis_sayısı'nı doğru bir şekilde belirtmektir. Sonuçta mavi renkteki hücrelerde olması gereken formül aşağıdaki gibi olmalıdır.
formul_ekle_7.png
Artık okul nosunu girdiğimiz öğrencinin bilgileri otomatik olarak alınıp, ilgili hücrelere aktarılacaktır. Buradaki örnekte hücreler her ne kadar alt alta gelmiş olsa da bunun böyle olması gerekmiyor. Farklı yerlerdeki hücrelere de değerler aktarılabilir yeter ki formülleri doğru oluşturabilesiniz.
Bu arada mutlaka sihirbazı kullanmak zorunda değilsiniz. Örnekteki formüllere göre doğrudan hücreye yazarak da işinizi halledebilirsiniz. Formül yazarken aşağıdaki kalıba uydurmanız yeterli.
=DÜŞEYARA(aranan_değer;tablo_dizisi;sütun_indis_sayısı;YANLIŞ)

Şimdi de size bir ödev aşağıdaki gibi yine öğrencilerin diplomalarına ait bilgilerin yer aldığı bir tablo oluşturunuz. Ardından başka bir çalışma sayfasında bilgilerin diplomada olduğu gibi çıkmasını sağlayacak şekilde hücreleri ayarlayıp, okul no'ya göre bütün bilgilerin gelmesini sağlayın. Dikkat etmeniz gereken ise DÜŞEYARA fonksiyonu en soldaki sütuna göre arama yaptığıdır, bu nedenle belirteceğiniz tablo dizisi adresi okul no'nun bulunduğu sütundan başlamalı ve bilgilerin sütun_indis_sayılarını da uygun şekilde vermelisiniz.


Bu yazının kısa bağlantısı http://www.yakupgovler.com/?p=103.

Yazılarımı RSS aboneliği ile takip edebilir, yeni yazılarıma kolaylıkla ulaşabilirsiniz. Bunun için ise RSS adresimi kullanabilirsiniz.


“Microsoft Excel’de Düşeyara Fonksiyonu” yazısı için 29 Yorum

Bu yazıya yapılan yorumları dilerseniz, ( RSS 2.0 ) beslemesini kullanarak takibe alabilirsiniz.

  1. İmran Çuhadar dedi ki:

    Excel siteleri bile bu kadar açık ve net anlatamamakta

    Elinize sağlık

  2. Erhan dedi ki:

    ya kardes eline saglık cok güzel olmus allah razı olsun

  3. fahri özdemir dedi ki:

    çok faydalı bir bilgi varsa exel ve diğer ofis programlarıyla ilgili paylaşmal isterim

  4. Ali İhsan KAYA dedi ki:

    Bir arkadaşımın tavsiyesiyle sitenize ulaştım. Düşe yara formülünü çok iyi anlatmışsıznız. Faydalandım. TEŞEKKÜRLER

  5. asdf29 dedi ki:

    güzel bir anlatım olmuş hocam teşekkürler.. ama benim access ile ilgili bir sorum olacaktı, raporlar kısmından listelettiğim bazı şeylerin listeleme sonucunda kalın gözükmesi gibi :roll: yardımcı olabilecek misiniz ?

  6. Yakup Gövler dedi ki:

    Beğendiğinize sevindim.
    Access'de rapor almak için oluşturduğunuz raporu tasarım modunda açtıktan sonra raporu istediğiniz gibi biçimlendirebilirsiniz. Bunun için access dosyanızı açtıktan sonra, Raporlar bölümünden raporu almak için kullandığınız sayfayı tıklayıp, hemen üstteki Tasarla düğmesine tıklayın. Karşınıza raporlamada kullandığınız yapının tasarım aşaması gelecek. Burada bilginin görünmesini sağlayan alanı tıklayıp, yukarıdan Kalın düğmesine tıklayabilir ya da istediğiniz biçimlendirmeyi yapabilirsiniz. Access ve excel ile ilgili bilgilere http://www.excel.web.tr adresinden ulaşabilirsiniz.

  7. sewgi dedi ki:

    hocam bnm çok önemli bisorumolcak yaa...tmm isimler iyi güzel yazılmış buraya...bnm sorum ya aynı isimden 2 tane warsa ? eğer 2 weya daha fazla warsa sadece en baştaki çıkıyo....bu sorun nası kalkar ? ne yapmam gerekiyo ?

  8. Yakup Gövler dedi ki:

    @sevgi,

    Düşeyara fonksiyonu daha çok bilgilerin benzersiz ve tekil özelliğine göre aramada işe yarayacaktır, örneğin kişiler için okul no, tc no gibi bilgiler o kişilere ait olan, benzersiz bilgilerdir. Bu nedenle isimler aynı olsa da bu numaralara göre istenilen kişiye ulaşılabilir. Ayrıca bir hücreye sadece bir değer döndürülmesi gerektiğinden en mantıklı çözüm elbetteki bu olacaktır.

    Sınırlı sayıda bilgi için örneğin eğer verilerde aynı isme sahip en fazla üç kişi olacağı öngörülerek formüllerle çözüm üretilebilir. Örneğin INDIS fonksiyonu, satırsay, satır, sutun fonksiyonlarının ortak kullanılmasıyla. Sınırsız sayıda kişi olacaksa bu durumda makrolar devreye girecektir. Makrolarla belli hücre(ler)in değişimi takip edilebilir. Bu hücre(ler) değiştiğinde diğer çalışma sayfasından veriler süzülüp, alınarak ilgili hücrelere yazdırılabilir. Ama dediğim gibi bu çözümler ancak ve ancak sizin dosyanızı görmek ve üzerinde çalışmakla yapılabilir.

    http://www.excel.web.tr adresinde benzer problemlerle karşılanların yazdığı mesaj ve çözüm önerileri var. Fonksiyonlar bölümünden birkaç tane buldum, ancak dediğim gibi dosyaya özel çözümler olmuş. Oraya üye olarak dosyanızı yollayabilir, örnek dosyaları inceleyebilirsiniz.

  9. MUHİTTİN BOLAT dedi ki:

    EXEL ANCAK BU KADAR YALIN Bİ ŞEKİLDE ANLATILIR EMEKLERİNİZE SAYGI DUYUYOR ELLERİNİZE SAĞLIK DİYORUM...

  10. Tarık dedi ki:

    ellerinize sağlık ya gerçekten emeğeinizin özellikleri: :lol:
    1.kısa
    2.öz
    3.yabancı terimlerden uzak,eşşek olsa anlar afedersin
    süper ya allah razı olsun gerçekten

  11. ertürk dedi ki:

    çok teşekkür ederim Allah sizden azı olsun

  12. Tarık dedi ki:

    Hocam sık kullanılan excel programlarını da böyle açıklasanız ne güzel olurdu ya!!! :?

  13. sewgi dedi ki:

    hocam çok teşekkür ederim yardımınız için =)))

  14. Osman ESEN dedi ki:

    Yapmış olduğunuz ve bizimle paylaştığınız bu çalışma için size çok teşekkür ederim. Sayenizde "düşeyara" özelliğini öğrenmiş oldum.
    Umarım bu iyiliklerinizin karşılığını bulursunuz.
    Saygılarımla...

  15. özkan dedi ki:

    mükemmel.. 10 snyede 1 fonksiyon bu kadar kolay anlatılır

  16. Remzi SEÇİLLER dedi ki:

    2 gündür başka anlatımlarla uğraşıyordum bununla sonuca ulaştım ALLAH razı olsun.Teşekkür ederim.....

  17. celal demirkol dedi ki:

    Allah razı olsun emeğinize sağlık.

  18. yunusyorganci dedi ki:

    çok teşekkür ederim. açıklayıcı ve öğretici olmuş, emeğinize sağlık

  19. erhan dedi ki:

    çok teşekkür ederim.

  20. Tolga TÜZÜN dedi ki:

    Anlatımınız çok güzel, bu değerli paylaşımınız için teşekkürler...

  21. mete dedi ki:

    Tebrik ediyorum sürekli merak ettiğim fakat çözümünü ileri derece bilgisayar bilenlerin bile veremediği bir meraktı benim için bu fonksiyon. Paylaştığınız ve zaman ayırdığınız için teşekkürler.

  22. kadir dedi ki:

    gerçekten çok yararlı bir anlatım. bir sürü siteden aramaya kalktım, doğru dürüst birşey bulamadım. burda anlatılanı beğendim. şimdi süzme işleminde de eksiğim var. onu da bir şekilde halledeceğim.:) teşekkürler yakup bey

  23. mekin dedi ki:

    Yakup Bey,
    Öncelikle bu; güzel, açıklayıcı ve çok faydalı çalışma için size teşekkür ederim, ellerinize ve emeklerinize sağlık.

    Benim de, tam da bugünlerde "düşeyara" fonksiyonuyla ilgili bir problemim var. Kısaca izah etmeye çalışayım, sizin örnek olarak vermiş olduğunuz tabloda bir an için Murat DENİZ'in de okul numarasının 987 olduğunu varsayalım. Bunu okul numarası olarak değil de bir sınavdan alınan puan gibi düşünelim.

    Ben bu sınavdan 987 puan alan kişilerin adlarını buldurmak istiyorum fakat düşey ara fonksiyonunu kaç kez yazarsam yazayım, her seferinde de, listede daha önce yer alan Yakup GÖVLER ismini buluyor. Halbuki ben bir hücrede 987 puan alan Yakup GÖVLER, bir başka hücrede de yine 987 puan alan Murat DENİZ isimlerinin çıkmasını istiyorum.

    Bunu yapabilmenin bir yolu var ise ve bana yardımcı olabilirseniz çok sevinirim.

    Şimdiden çok teşekkür ederim.
    Saygı ve Sevgilerimle.

  24. mekin dedi ki:

    olumsuz da olsa bir yanıt alamamak da sadece ülkemizde oluyor herhalde... nitekim herşey makyaj ama yağmurda akan cinsten...

  25. Yakup Gövler dedi ki:

    @mekin, yorumunuza katılmadığımı söylemeliyim. Kullanım Şartları sayfasında der ki;
    "Yorum yazarı olarak yazdıklarınızdan kendiniz sorumlusunuzdur, yazılan yorumlardan ben sorumlu tutulamam. Ayrıca yorumları yayınlamama, silme, düzenleme ya da yorumlara yanıt vermeme hakkım saklıdır."
    Yorum yazmakla bu şartları kabul etmiş olursunuz.
    Türkiye'de esas olan şeyi ben size söyleyeyim, okumuyoruz. Yazıya yapılmış yorumlardan 7 ve 8 numaralı olanları okumuş olsaydınız, böyle bir soru sormaz, üstüne de bağcıyı dövmeye çalışmazdınız. Önce okuyacağız, araştıracağız eğer çözüm bulamazsak soracağız, cevap alamazsak, can sıkıcı yorumlar yapmayacak, cevap verilmemesinin bazı nedenleri olabileceğini hesaba katacağız.
    Bu siteye her gün yorumlar, iletişim bölümünden e-postalar geliyor. Yorumları onaylıyorum ancak her zaman cevap verecek zamanım olmayabiliyor. Sonrasında ise yorum gerilere kaydığından göremiyor ve cevap yazamıyorum.
    Sorunuzun cevabı makrolardan geçiyor. http://www.excel.web.tr adresinden araştırarak benzer problemlere ilişkin örnek ve açıklamalara ulaşabilirsiniz.

  26. Faruk dedi ki:

    Sayın mekin, istediğiniz türden bir dosya örneğine bakmak isterseniz aşağıdaki adreste düzenlenen örneği inceleyebilirsiniz.
    http://www.excel.web.tr/f50/kulland-g-m-bir-fis-dosyas-program-nda-t62483.html

  27. mekin dedi ki:

    bakın 1 ay yorum yapamazken nasıl da 10dk da cevap verdiniz, harika... size bir katkım oldu ne güzel...

    o cevapları okudum sonradan elbette fakat konuya bu kadar vakıf birisi olduğunuzu düşünerek en azından bir yönlendirme yaparsınız diye düşünmüştüm, yanlış düşünmüşüm kusura bakmayın.

    sadece bilmek yetmiyor işte, bunu faydalı hale çeviremedikten ya da çevirmek istemedikten sonra dünyaları bilseniz ne olur ki...

    neyseki bu konuları bilen tek kişi değilsiniz Allah'tan...

    yolunuz açık olsun...

  28. Yakup Gövler dedi ki:

    Hala aynı yerde durduğunuzu görmek gerçekten çok üzücü.
    Bilmek yetmiyer doğru, araştırmak, daha fazlasını öğrenmeye çabalamak, hazıra konmamak da gerek. Ne mutlu ki bana daha fazlasını öğrenmek için çabalıyor, bildiklerimi de insanlarla paylaşarak faydalı hale getiriyorum, yoksa bu site ve bu yazı olmazdı.
    Cevapları okuduysanız, orada zaten yönlendirme yapmışım, eğer benden istediğiniz sizin yerinize o siteye gidip, araştırıp, size anlatmamsa kusura bakmayın bunu yapamam.
    Allah'tan yardım isteyen ve yardımcı olmaya çalışanlara kaba davranan sadece siz varsınız.

  29. Rüya dedi ki:

    hocam doğru yer burası mı bilmiyorum.konum yanlışsa şimdiden özür dilerim.bilgisayarıma format atmıştım her şey silindi.şimdi de bi dosyayı açmak için microsoft word'e falan ihtiyacım var.bi yerden indirdim ama şifre istiyor.ne yapmam gerek?